Outsourcing - Conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva dei documenti è un processo che consente, per alcune tipologie di documenti, di eliminare la carta.

Oggi le aziende sono già dotate di sistemi informatici che consentono la gestione dei documenti aziendali in formato digitale. La disponibilità di documenti in questo formato rende facile e veloce la sostituzione della carta con documenti elettronici a norme.

Già da molti anni la legge consente la conservazione elettronica dei documenti:
Il Decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze stabilisce le "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto".

Superati i primi dubbi normativi, grazie ai chiarimenti da parte dell'Agenzia delle Entrate, moltissime aziende hanno adottato la conservazione sostitutiva e ottenuto numerosi vantaggi in termini di spazio e di risparmio nella tenuta dei documenti.

Che cosa significa conservare un documento in modalità sostitutiva?

Conservare digitalmente i documenti aziendali significa sostituire il documento cartaceo con l'equivalente documento in formato digitale e conservarlo nel tempo, eliminando la carta.

Si tratta quindi di sottoporre i documenti a una procedura di tipo informatico e legale regolamentata dalla legge italiana ed europea che, sotto certe condizioni, consente di equiparare i documenti cartacei ai documenti elettronici, e che è in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.

La legge stabilisce che alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare per un certo numero di anni alcuni documenti cartacei. Tali documenti possono essere tenuti in formato elettronico a norma, consentendo di beneficare di tutti i vantaggi derivanti dalla gestione documentale e dall'eliminazione della carta.

Gli strumenti della Conservazione Sostitutiva

Gli strumenti della Conservazione SostitutivaGli strumenti che consentono di produrre e conservare i documenti fiscali (fatture, libri contabili etc) senza la necessità di stamparli su carta sono:

  • la firma digitale: tecnologia che consente di attribuire paternità, integrità e riservatezza ai documenti elettronici prodotti con strumenti informatici (garantisce l'autenticità cioè l'identità del soggetto che ha firmato e la non alterazione del documento dopo la firma)
  • il riferimento temporale: informazione che contiene la data e l'ora e che viene associata al documento informatico per datarlo in modo certo
  • la marcatura temporale: evidenza informatica che contiene una data e un orario certo e che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale (il soggetto che eroga la marca temporale è un Ente Certificatore detto anche Time-Stamping Authority (TSA) che, operando nel rispetto della normativa in materia di firma digitale, garantisce l'identità del soggetto che utilizza la firma digitale) 

Conservazione Sostitutiva: elenco dei documenti che possono essere conservati in modalità sostitutiva

Riportiamo di seguito alcuni documenti che possono essere sostituiti con equivalenti informatici senza autentica notarile. Consigliamo sempre di verificare con i propri consulenti legali e fiscali i singoli casi specifici.

 

Tipo di documento Emissione/tenuta elettronica Conservazione solo elettronica
Fatture attive   SI (1) SI
Ricevute fiscali emesse     NO (2) SI
Ricevute fiscali ricevute - SI
Scontrini fiscali emessi NO SI
Giornale di fondo scontr. fisc. em.   SI (3)     SI (3)
Scontrini fiscali ricevuti - SI
Fattura-ricevuta fiscale attiva NO SI
Fattura-ricevuta fiscale passiva - SI
Fatture passive - SI
Bilancio d’esercizio (stato patr., conto econ., nota integrativa, relaz gest., relaz. sindaci e rev.) SI SI
Dichiarazioni fiscali (tutte) SI SI
Modulistica pagamenti (es.: modelli F23 e F24) SI SI
Libro giornale SI SI
Registro IVA delle vendite SI SI
Registro IVA degli acquisti SI SI
Registro dei corrispettivi SI SI
Registro IVA riepilogativo SI SI
Mastri SI SI
Libro inventari     SI (4)     SI (4)
Libro giornale di magazzino SI SI
Scrit aus elem patrim e reddituali SI SI
Libro dei cespiti (reg beni ammort.) SI SI
Libro Unico del Lavoro      SI (5) SI
Proposte contrattuali / offerte SI     SI (6)
Accettazioni di contratti SI     SI (6)
Fax spediti e ricevuti SI SI
Documenti di trasporto emessi      SI (7)      SI (7)
Documenti di trasporto ricevuti      SI (7)      SI (7)

Conservazione Sostitutiva: elenco dei documenti che NON possono essere conservati in modalità sostitutiva

Come indicato dal decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze del 23/01/2004, non possono essere sottoposti a conservazione sostitutiva:

  • scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie del settore doganale
  • scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie del settore delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell'Agenzia delle Dogane fatto salvo quanto precisato nella circolare dell'Agenzia delle Dogane n.5/D del 25 gennaio 2005.

Conservazione Sostitutiva: tempistiche

Il D.M. Economia e Finanze del 24/01/2004 stabilisce le tempistiche con le quali è necessario effettuare il processo di conservazione sostitutiva in base alla tipologia di documento fiscale che si intende conservare.

Fatture attive: con cadenza almeno quindicinale.

Tutti gli altri documenti: con cadenza almeno annuale.

Se desiderate maggiori dettagli sulla conservazione sostitutiva potete consultare la nostra Guida Pratica ai documenti informatici con valore legale e fiscale.

Conservazione sostitutiva: vantaggi

Con la conservazione sostitutiva si aggiungono ai vantaggi già conseguiti grazie alla gestione documentale, quelli legati all'eliminazione della carta:

  • rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in essi contenute
  • risposte rapide ai clienti, partner e fornitori
  • recupero di spazio in precedenza utilizzato per la tenuta dei documenti su carta
  • recupero di personale a attività produttive
  • riduzione dei costi di produzione, di duplicazione e di invio ripetuto dei documenti
  • migliore organizzazione
  • miglioramento dell'immagine aziendale: efficienza, modernità, rapidità
  • maggiore competititvità

 


Note

  • (1) La trasmissione della fattura elettronica è consentita previo accordo con il destinatario.
  • (2) Al posto della ricevuta fiscale il contribuente può decidere di emettere lo scontrino fiscale.
  • (3) Qualora il misuratore fiscale ( registratore di cassa) sia in grado di rispettare le norme per la tenuta del giornale di fondo elettronico (si veda la Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36 E del 6/12/2006).
  • (4) Da verificare, in funzione delle modalità pratiche di tenuta/gestione del documento.
  • (5) Si, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato. La conservazione dovrà essere effettuata entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento.
  • (6) Se il documento originale è elettronico.
  • (7) Tali documenti sono sostituibili con documenti elettronici dal punto di vista fiscale; dal punto di vista civilistico, la mancanza di una valida sottoscrizione attestante la ricezione dei beni da parte del destinatario (o la presa in carico da parte del vettore), può comportare problemi in caso di contestazioni.